Contact

Ati pierdut documente financiare? Softul de contabilitate WizCount simplifica procedura de inlocuire!

Cu toată atenția și grija de care dau dovadă angajații dumneavoastră, vine o zi în care sunteți anunțat că s-a pierdut un document contabil. Căutările prin arhivă și corespondența cu clienții sau furnizorii nu duc la niciun rezultat. După ce sunteți convins că nu există nicio șansă de a recupera acel document, trebuie să puneți în aplicare procedura pentru declararea și înlocuirea actelor contabile pierdute.

 

Ce presupune pierderea unui act contabil și cum vă ajută softul de contabilitate WizCount?

Pentru firmele care folosesc programul de contabilitate WizCount, munca de înlocuire a unui act contabil pierdut este mai simplă. Însă până a discuta acest aspect, dorim să vă atragem atenția asupra necesității de a vă informa toți angajații despre importanța actelor contabile.

 

Un angajat de la depozit care recepționează marfa sau secretara de la recepție primesc frecvent diferite documente care trebuie înregistrate în contabilitate, de la note de însoțire a mărfii la facturi. Uneori, aceste documente se pierd. În aceste situații, angajații trebuie să știe că trebuie să anunțe imediat acest lucru. Altfel, un control inopinat al ANAF se poate solda cu o amendă importantă pentru companie.

 

În continuare, vom prezenta în detaliu modalitatea de înlocuire a documentelor contabile pierdute și modul în care această procedură este simplificată de softul de contabilitate WizCount.

 

  1. Declararea pierderii

Conform Ordinului Ministrului Finanțelor Publice nr. 2634/2015, angajatul care constată pierderea unui document financiar-contabil trebuie să declare acest lucru în scris în termen de 24 de ore. În situația în care altă societate a emis documentul respectiv, informația se va transmite în timp util emitentului. Pentru această situație, Ordinul 2634 prevede ca un document pierdut să fie emis în duplicat în termen de 10 zile.

 

În softul de contabilitate WizCount se poate identifica foarte rapid atât emitentul, cât și versiunea electronică a documentului pierdut. Astfel, procesul de reconstituire a documentului va dura mai puțin și nu va exista riscul depășirii termenului impus prin lege.

 

  1. Emiterea procesului-verbal de constatare a pierderii

După ce ați primit notificarea privind pierderea documentului contabil, aveți obligația să întocmiți un proces-verbal în acest sens în termen de 3 zile lucrătoare de la data notificării.

 

După emiterea procesului-verbal, documentul respectiv devine nul, chiar dacă este găsit la o dată ulterioară.

 

  1. Reconstituirea documentului pierdut

Pentru reconstituirea documentului, există două situații:

 

Dacă documentul a fost emis în mai multe exemplare, unul din exemplarele originale va fi folosit ca model pentru crearea duplicatului. Pe documentul reconstituit va fi inclusă mențiunea „DUPLICAT” în mod cât mai vizibil.

 

Dacă documentul a fost emis într-un singur exemplar, veți urma toți pașii și procedurile urmate la crearea documentului original. Mențiunea „duplicat” va fi inclusă în antetul documentului reconstituit.

 

Pentru companiile care folosesc softul de contabilitate WizCount, reconstituirea documentului este foarte ușoară. Acest program financiar-contabil interfațează cu multe alte softuri de business și baze de date. Astfel, copia electronică a documentului în cauză va fi ușor identificată.

 

  1. Emiterea duplicatului de către altă companie

Dacă documentul pierdut este emis de altă firmă (de exemplu o factură pentru produse sau servicii achiziționate de către compania dumneavoastră), veți trimite o notificare către aceștia pentru a reconstitui documentul.

 

În termen de 10 zile de la notificare, compania respectivă trebuie să vă trimită documentul respectiv, cu mențiunea „DUPLICAT”.

 

  1. Raportarea pierderii documentului către autorități

În anumite situații, pierderea documentului poate constitui o infracțiune. Dacă aveți suspiciunea că documentul contabil a fost furat, distrus sau pierdut cu rea-voință, trebuie să sesizați organele de investigație abilitate.

 

În orice situație v-ați afla, softul de contabilitate WizCount vă permite să identificați rapid conținutul respectivului document pentru a-l reconstitui în mod absolut identic cu originalul.

 

Echipa Wizrom Software vă oferă toate soluțiile de business de care aveți nevoie din prima zi de existență a companiei dumneavoastră. Vizitați www.wizrom.ro sau solicitați oferte personalizate la la adresele de email sales@wizrom.ro și office@wizrom.ro sau la numărul de telefon +40 742 035 496.

Contacteaza-ne

Aveti intrebari despre solutiile noastre software?

Va rugam contactati unul dintre reprezentantii nostri: +4 021 318 0100