Contact

Costurile ascunse ale erorilor de payroll si cum sa le evitati cu ajutorul unui soft de HR performant

A gresi este omeneste, insa atunci cand greseala se refera la calculul drepturilor salariale ale angajatilor, lucrurile se complica. Aveti obligatia legala prin contractul de munca sa achitati salariile la timp si la valoarea corecta. Un angajat care observa erori in salariul sau va deveni lipsit de motivatie sau chiar ar putea sa atace reputatia companiei in mediul online.

Erorile de payroll – mai costisitoare decat ar parea la prima vedere
Fara un soft de pontaj performant, departamentele de HR si salarizare se bazeaza pe inregistrari manuale, pastrate fie intr-un fisier Excel, fie pe un tabel tiparit. In orice moment poate aparea o eroare: o cifra gresita, omiterea adaugarii unui element din tabel etc. Astfel, calculul final va fi diferit de numarul real de ore lucrate de angajati. Aceasta diferenta se va observa in momentul achitarii salariilor.

Ce se va intampla in acest caz?

• Angajatul va sesiza departamentul de salarizare cu privire la diferenta dintre suma incasata si cea la care se astepta;
• Departamentul de salarizare, impreuna cu echipa de HR, va investiga problema;
• Se vor pregati documente suplimentare (fluturas de salariu, ordin de plata) si se va achita diferenta de suma;
• Se vor intocmi documente explicative pentru aceasta situatie care vor fi atasate statului de plata pe luna respectiva.

Toate aceste activitati ar putea fi evitate intr-un mod simplu: prin implementarea unui soft de pontaj si administrare resurse umane. Altfel, angajatii dumneavoastra din departamentele de HR si salarizare se vor confrunta periodic cu situatia descrisa mai sus.

Cat de mult va costa, in realitate, aceste erori de payroll? Echipa Wizrom Software care dezvolta softul de resurse umane WizOne a evaluat cateva din cele mai evidente moduri in care compania dumneavoastra este afectata negativ de aceasta problema.

1. Angajatii din departamentul de salarizare lucreaza in plus pentru corectarea erorilor


Toate activitatile descrise mai sus sunt necesare corectarii unei erori de payroll, iar acestea consuma timp. Astfel, echipele de HR si salarizare vor amana efectuarea altor activitati. Mai mult, ar putea fi necesar sa stea peste programul normal de lucru pentru a rezolva situatia. Acest timp suplimentar trebuie achitat. Astfel, veti plati in plus pentru munca depusa de angajati pentru corectarea statului de plata.

Programul software de resurse umane WizOne va ajuta sa preveniti aceasta situatie prin inregistrarea si interpretarea automata a pontajelor. Programul interfateaza cu softurile sistemelor de control acces si inregistreaza ora si minutul de sosire si plecare a angajatilor. Fiecare fisa de pontaj creata de WizOne este astfel corecta.

2. Plata incompleta si cu intarziere a salariilor va poate crea probleme legale


Un angajat nemultumit ar putea sesiza autoritatile in cazul in care apar de mai multe ori erori in calculul salariului. Platile compensatorii efectuate ulterior nu sunt o solutie acceptabila daca situatia se repeta. Astfel, compania dumneavoastra ar putea fi sanctionata de ITM pentru erorile de payroll, in urma sesizarilor.

In programul HR WizOne, angajatii au acces la propria fisa de pontaj in orice moment prin modulul SelfService, fie utilizand un calculator fie utilizand un InfoKiosk. Astfel, chiar in situatia exceptionala in care ar aparea o eroare de inregistrare, angajatii pot sesiza departamentul de HR inainte de inchiderea de luna si calculul salariilor.

3. Depunerea declaratiilor rectificative poate atrage penalizari


Un salariu incorect calculat este ca un bulgare de zapada care se rostogoleste pe panta muntelui, antrenand o avalansa. Simpla modificare a statului de plata si achitarea diferentei nu sunt suficiente. Departamentul de contabilitate va reface declaratiile pentru impozitele si taxele achitate pentru angajati si le va depune ca declaratii rectificative la ANAF. In functie de data depunerii, acestea ar putea atrage plata unor penalizari.

4. Angajatii nemultumiti ar putea parasi compania


Un angajat bun este destul de greu de gasit, iar unul loial companiei este foarte valoros. Prin erorile de payroll, compania ar putea pierde mai multi angajati talentati si cu experienta, care isi vor cauta alt loc de munca.

Acest lucru implica inceperea activitatii de recrutare. Aceasta presupune unele costuri pentru companie, chiar daca nu angajati o agentie de HR. Softul de resurse umane WizOne va ajuta sa evitati aceste situatii, prin calculul corect si transparent al orelor de pontaj. Iar atunci cand aveti nevoie de angajati noi, modulul bugetare va va ajuta sa planificati corect noul buget de HR.

5. Recenzii negative pe internet despre companie


Reputatia online este mai importanta ca oricand. Nu doar consumatorii, dar si potentialii angajati verifica pe internet reputatia unei companii inainte de a se prezenta la interviu. Daca acestia vor gasi recenzii negative lasate de fosti angajati nemultumiti de calculul incorect al salariilor, ati putea pierde numeroase oportunitati de atragere a unor oameni bine pregatiti.

Prin softul de resurse umane WizOne utilizat in combinatie cu softul de salarizare WizSalary, toti angajatii au acces transparent la modul in care sunt calculate drepturile salariale. In acest fel, se stabileste o relatie de incredere intre angajatori si angajat, iar acest lucru se va reflecta in loialitatea lor si in buna reputatie a companiei.

Softul de HR WizOne este dezvoltat de Wizrom Software – partenerul companiilor de succes care creeaza relatii puternice si durabile cu angajatii!

Contacteaza-ne

Aveti intrebari despre solutiile noastre software?

Va rugam contactati unul dintre reprezentantii nostri: +4 021 318 0100