Implementarea unui sistem ERP atrage de la sine o serie de provocari. Insa, aceste provocari nu reprezinta neaparat niste impasuri in procesul de implementare, ci mai degraba sunt niste lucruri de care managerii trebuie sa tina cont pentru ca softul sa fie implementat cu success la nivel de companie.

Cea mai mare provocare o reprezinta instruirea angajatilor. Un sistem ERP reprezinta o platforma vasta ce nu poate fi operata fara cunostinte bune despre utilizarea acesteia. In acest caz, managerul are doua posibilitati: fie achizitioneaza un manual de utilizare pentru fiecare angajat, in functie de ce tip de sistem ERP este sau urmeaza sa fie implementat – lucru nu foarte recomandatat deoarece in cazurile de urgente sau de presiune, angajatilor le poate lua destul de mult timp sa gaseasca informatiile necesare, fie ii instruieste pe acestia prin sustinerea unor sesiuni de training pe care, de obicei, le ofera furnizorul de solutii software de la care se face implementarea.

Pentru acest proces este nevoie ca managerii sa aloce inca de la inceput un buget separat pentru cursurile de formare, recomandat fiind 17% din suma totala a implementarii unui sistem ERP.

Atunci cand se opteaza pentru un progam de instruire, persoanele de la conducere trebuie sa tina cont de cateva aspecte in comunicarea cu angajatii:

1. Comunicati clar angajatilor care sunt beneficiile si ce abilitati vor dobandi in urma trainingului – angajatii tind sa fie mai preocupati de rezultatele finale decat de activitatile prin care trebuie sa treaca pana a ajunge acolo, de aceea este foarte improtant sa inteleaga de ce trebuie sa parcurga intregul proces si cu ce ii va ajuta ulterior acest training.
2. Oferiti informatii personalizate – in majoritatea companiilor exista departamente diferite, iar angajatii ocupa pozitii in domenii diferite, astfel ca angajatii trebuie sa fie impartiti pe grupuri in functie de departamentele in care activeaza pentru ca sesiunile de training sa fie cat mai relevante si usor de inteles pentru ei.
3. Concentrati-va pe rezultate – scopul acestor sesiuni de formare este de a ajuta angajatii sa inteleaga cum functioneaza si cum se opereaza un sistem ERP. Nu are rost sa treceti angajatii prin module care nu sunt bine stabilite si care nu dau randament. Trebuie sa va concentrati pe scenarii reale care fac parte din activitatea zilnica a companiei.
4. Faceti traininguri speciale pentru industria din care face parte organizatia – aceste sesiuni de instruire trebuie personalizate, recomandat este sa va folositi de exemple specifice care au legatura cu activitatea zilnica a organizatiei. Scopul este sa ii faceti pe angajati sa devina familiari cu utilizarea unui sistem ERP.

Instruirea angajatilor este elementul cheie de care depinde implementarea cu succes a unui sistem ERP. Daca acestia au pregatirea corespunzatoare si abilitatile necesare pentru operarea unui sistem ERP, atunci rezultatele nu vor intarzia sa apara.