Cum te pregătești – ca manager de HR – pentru perioada concediilor?

Odată cu apropierea verii, din ce în ce mai mulți oameni se gândesc la vacanțe. În condițiile în care restricțiile au fost complet ridicate, apetitul pentru concedii este cu atât mai mare.

Nu este deloc surprinzător, deci, că mijlocul anului este în mod tradițional perioada în care din ce în ce mai mulți angajați își programează concediile. Cu toate acestea, atmosfera din birouri poate fi una nu chiar… senină.

Ce este de făcut în aceste cazuri pentru ca productivitatea să nu scadă și, în același timp, pentru ca angajații să plece în vacanțele binemeritate și să fie menținută o atmosferă plăcută în echipă?

Fricțiuni din cauza concediilor?

Concediul anual de odihnă este, fără îndoială, cea mai așteptată perioadă de către toți angajații, dar poate fi, de asemenea, cea mai mare cauză a fricțiunilor la locul de muncă. Spre exemplu, în cadrul unui studiu derulat în 2013, officebroker.com a intervievat 500 de angajați cu privire la drepturile lor de concediu și a descoperit că 1 din 20 își rezervase strategic concediul doar pentru a enerva un coleg. În plus, 13% dintre angajați au dezvăluit că nu și-ar împărtăși niciodată intențiile de concediu de teamă ca nu cumva colegii să rezerve în același timp.

În 2022, subiectul concediului anual de odihnă este mai actual ca niciodată. Odată cu ridicarea restricțiilor impuse în timpul pandemiei – atât la nivel național, cât și la nivel global -, angajații se grăbesc acum să recupereze călătoriile în care nu au mai putut pleca în ultimii doi ani. De asemenea, numai în luna iunie sunt două sărbători legale, care sunt prilej de creat „punți” și de mini-vacanțe.

Din aceste motive, este posibil să se creeze situații tensionate cauzate de suprapuneri de concedii, cărora echipa de management le-ar putea face față cu greu.

Așadar, ce poți face, în calitate de manager de resurse umane, pentru a-ți ajuta organizația să gestioneze în mod echitabil cererile de concediu în următoarele luni, asigurându-te în același timp că există destui angajați pentru a menține productivitatea în companie?

  1. Stabilește o procedură clară cu privire la concedii

În primul rând, asigură-te că este foarte clar pentru toată lumea care este procedura corectă pentru programarea concediului de odihnă.

Dacă angajații știu exact câte zile de concediu au la dispoziție, care sunt perioadele în care nu este posibil să își ia concediu (perioade aglomerate) sau când trebuie să își ia liber (când organizația este închisă, de exemplu), probabilitatea apariției problemelor scade.

Nu uita să îți informezi angajații cu privire la numărul de persoane din aceeași echipă care pot fi libere simultan, dacă există oameni ale căror concedii nu se pot suprapune, sau dacă anumiți angajați au prioritate în acest sens.

Asigură-te că oamenii pot accesa foarte ușor politica privind concediile anuale – de preferat în soft-ul HR – și că există o procedură bine stabilită cu privire la aprobarea/respingerea cererilor de concediu.

  1. Fii prevăzător și planifică din timp

Gestionarea concediilor anuale este o sarcină care le provoacă adesea mari bătăi de cap managerilor de resurse umane. „Jonglatul” cu solicitări de vacanțe care se bat cap în cap și asigurarea că există suficienți oameni pentru a menține activitatea companiei pot fi un coșmar de logistică. De aceea, implementarea și utilizarea unui software bun de gestionare a resurselor umane te poate scuti de irosirea timpului și de mai mult stres.

Un modul eficient de gestionare a fluxurilor de solicitare și aprobare a absențelor îți poate permite să vizualizezi în timp real calendarul și să știi exact cine și când este liber. Astfel, ca manager de resurse umane, poți depista rapid dacă urmează să existe concedii care se suprapun.

  1. Încurajează angajații să își programeze concediile din timp

Încurajează oamenii să își depună cererile de concediu din timp, în special pentru perioada verii sau de sărbători. Dacă toată lumea este conștientă că trebuie să planifice din timp, atunci angajații nu se mai pot plânge dacă intervalul pe care l-ar fi preferat a fost ocupat.

De asemenea, oamenii din companie ar trebui să știe clar că nu este garantat că cererile lor de concediu vor fi aprobate de fiecare dată. Este esențial ca, odată ce un angajat a trimis o cerere de concediu, să existe un program gestionare a resurselor umane care să faciliteze acest proces.

WizOne – soluția pentru o gestionare facilă și eficientă a resurselor umane

Cu ajutorul unui program de management HR, angajatorii au acces la dosarele tuturor angajaților, pot facilita transferul online de informații între angajați, pot gestiona concediile cu ajutorul funcționalității de solicitare și aprobare a cererilor sau a altor tipuri de absențe și pot elibera adeverințe și să aibă o evidență a training-urilor la care participă angajații.

Un astfel de program este WizOne, softul HR dezvoltat de Wizrom. Acesta reprezintă soluția ideală pentru companiile care se adaptează constant la nevoile angajaților și la realitatea de pe piața muncii. Cu WizOne, un instrument cu un grad mare de eficiență și precizie, te poți asigura că organizația ta are avantajul de a fi întotdeauna la curent cu noile provocări și că este mereu pregătită să le facă față.

Meniu