Cuprins:
1. Conditii pentru acordarea diurnei
2. Sumele acordate ca diurna: limite maxime si tratamentul fiscal al acestora
3. Documente justificative pentru acordarea diurnei
In anumite situatii, este nevoie sa va trimiteti angajatii in deplasari mai lungi, de cateva zile sau cateva saptamani, pentru a presta activitati la alta sucursala sau pentru a prospecta piata in vederea extinderii activitatii companiei. Acest tip de detasare in interes de serviciu implica, pe langa plata salariului, urmatoarele costuri pentru compania dumneavoastra:
• Acoperirea cheltuielilor de transport ale angajatului;
• Acoperirea cheltuielilor cu cazarea si masa;
• Acordarea unei diurne.
In aparenta, lucrurile sunt simple, insa in realitate legislatia impune conditii specifice pentru ca sumele pe care le acordati angajatilor sa fie recunoscute fiscal drept diurna. Echipa Wizrom Software a pregatit acest articol cu explicatii clare, precum si cateva sfaturi privind inregistrarea diurnelor in programul de salarizare WizSalary.
Conditii pentru acordarea diurnei
Diurna se acorda fiecarui angajat care este trimis intr-o misiune de serviciu:
• La o distanta de minimum 5 km de localitatea in care angajatul isi are locul de munca;
• Pentru o perioada de maximum 60 de zile calendaristice pe an;
• Numai daca durata deplasarii este de cel putin 12 ore.
In situatii speciale, perioada de 60 de zile se poate prelungi cu pana la 60 de zile, insa numai cu acordul expres al angajatului. Daca deplasarea depaseste 120 de zile calendaristice intr-un an, ANAF va trata sumele acordate angajatului ca drepturi salariale.
Diurna este acordata oricarui angajat trimis in deplasare in interes de serviciu, indiferent de functia ocupata. Acest drept al angajatului trebuie sa fie inclus in contractul individual de munca sau, dupa caz, in contractul colectiv de munca.
Sumele acordate ca diurna: limite maxime si tratamentul fiscal al acestora
Conform HG 158/1995, diurna este complet deductibila de catre compania dumneavoastra in urmatoarele conditii:
Pentru diurna acordata in cazul deplasarilor interne – plafonul maxim pentru diurna zilnica este de 42,5 RON, adica 2,5 ori nivelul legal stabilit al indemnizatiei, in prezent in valoare de 17 RON.
Pentru diurna acordata in cazul deplasarilor externe – plafonul maxim zilnic este de 2,5 ori nivelul stabilit de tara in care va fi trimis angajatul si care variaza intre 32 Euro si 38 Euro. Lista completa a diurnelor externe se regaseste in anexa Hotararii de Guvern nr. 518/1995.
Orice suma care depaseste aceste plafoane va fi tratata drept venit salarial si va fi supusa impozitarii si includerii in baza de calcul a contributiilor sociale. Cu ajutorul softului de salarizare WizSalary, veti putea calcula corect si exact diferenta care depaseste pragul deductibil pentru fiecare angajat in parte, in cazul in care diurna zilnica este mai mare decat sumele prezentate mai sus.
De asemenea, pentru zilele in care angajatul dumneavoastra primeste diurna, nu vor fi acordate tichete de masa.
Documente justificative pentru acordarea diurnei
Principala problema a multor manageri de IMM-uri este ca nu pregatesc o prezentare justificativa completa privind diurna, rezultand in includerea acestor sume de catre autoritatile fiscale in categoria alte cheltuieli nedeductibile. Iata care sunt principalele documente justificative pentru acordarea diurnei:
Raport privind rezultatele deplasarii in interes de serviciu: aici apar cele mai multe cazuri de neconformitate, in sensul ca multi manageri nu intocmesc respectivul document. Angajatorul trebuie sa pregateasca un raport care sa prezinte utilitatea deplasarii angajatului:
• Obiectivele intalnirii cu clienti actuali sau potentiali;
• Contracte incheiate cu clientii;
• Rezultatele cercetarii de piata.
Ordinul de deplasare: acesta este un formular tip (cod 14-5-4) care trebuie aprobat, semnat si stampilat de conducerea companiei inainte de plecarea angajatului in deplasare si de catre angajat la intoarcere. Daca utilizati softul de salarizare WizSalary impreuna cu softul de HR WizOne, angajatii dumneavoastra pot utiliza functia Self-service pentru a-si completa rapid si in siguranta ordinul de deplasare, care va fi accesibil imediat departamentelor de contabilitate si resurse umane.
Documente justificative privind sumele cheltuite in timpul deplasarii: in afara de suma efectiva a diurnei, pentru care nu trebuie sa prezinte justificari, angajatul trebuie sa predea facturile si chitantele pentru sumele cheltuite cu transportul, cazarea si masa. In cazul in care aceste cheltuieli sunt mai mici decat suma primita in acest scop, angajatul va restitui diferenta si va primi o chitanta. Daca cheltuielile au depasit bugetul alocat, angajatului i se va achita diferenata prin dispozitie de plata.
Atentie! Cheltuielile de protocol pot fi decontate doar daca la eveniment au participat furnizori, clienti, reprezentanti sau agenti autorizati ai companiei.
Alegeti un mod simplu de stabilire a diurnei si justificare a sumelor alocate fiecarui angajat cu ajutorul programului de calcul salarial WizSalary. Echipa Wizrom Software va sta la dispozitie cu detalii si clarificari la numarul de telefon +40 742 035 496 sau email office@wizrom.ro.