Ai o companie, ai angajaţi. Ai angajaţi, trebuie să-i plăteşti. Nu mai sunt vremurile în care calculul salariilor să se facă cu pixul în mână şi o groază de documente în faţă, cu atât mai mult dacă numărul salariaţilor tăi este de ordinul zecilor, sutelor sau chiar miilor. Eficienţa e cuvântul cheie pentru orice activitate din business-ul pe care îl conduci, iar asta se răsfrânge şi asupra zonei de salarizare şi administrare personal, aşa că implementarea unui program pentru salarii devine obligatorie într-o companie care vrea să se dezvolte.
Ce este un program pentru calculul salarizării
Un program de calcul al salariilor este un software necesar tuturor celor care gestionează toate operaţiunile din această zonă, de la calculul şi plata salariilor până în partea de raportare. Ca să poată efectua toate aceste operaţiuni rapid şi fără riscul unor erori, un program pentru salarii trebuie să acopere partea de înregistrare a angajaţilor, dar şi condica de prezenţă şi pontajul. Mai mult, prin intermediul unui asemenea soft, se pot trimite şi declaraţiile necesare către ANAF, dar se pot scoate în timp real şi rapoarte care să arate situaţia costurilor cu salariile pe centre de profit, comenzi sau alte categorii de interes.
Care este modul în care acesta funcţionează
Un program pentru salarii oferă, în primul rând, precizie şi acurateţe în calculul salariului cuvenit fiecărui angajat în parte, în funcţie de zilele şi orele lucrate în luna respectivă, de concedii medicale sau orice alte lucruri care influenţează suma datorată.
Un alt aspect important este legat de eficienţa sporită în departamentul de Resurse Umane şi Payroll, datorită automatizării multora dintre activităţile necesare, scăderea riscului de greşeli la introducerea datelor, precum şi capacitatea rapidă de emitere a documentelor de personal, a declaraţiilor şi adeverinţelor necesare angajaţilor sau a rapoartelor necesare.
Ce conţine un program de calcul al salarizării
Un program de calcul al salariilor complet trebuie să aibă în componenţa sa partea de înregistrare a angajaţilor, a pontajului lor, evidenţa concediilor şi tipul lor, a primelor, bonusurilor sau, dimpotrivă, reţinerilor salariale şi, cu autorul tuturor acestor date, să poată calcula rapid atât salariile, cât şi taxele datorate pentru acestea. Generarea contractelor de muncă, a statelor de plată şi fluturașilor de salariu, a proceselor verbale şi centralizatoarelor sau rapoartelor payroll este şi ea un aspect esenţial în dezvoltarea unui astfel de soft. Esenţială este şi updatarea automată a programului pentru salarii conform schimbărilor legislative, celor din Codul Muncii sau cel Fiscal, astfel încât să ai liniştea că orice calcul de acest tip este corect şi la zi cu cerinţele statului. Transmiterea declarațiilor obligatorii şi capacitatea de emitere de rapoarte reprezintă o altă parte indispensabilă din felul în care este dezvoltat un soft de salarizare eficient.
Ce conţine un soft de administrare personal şi cum te poate ajuta
Modulul de administrare personal din cadrul softului WizOne este programul în care poţi ţine uşor şi la zi evidenţa angajaţilor companiei, precum şi a oricărei modificări ce intervine în acest sens. Aici poţi creea pentru fiecare dintre angajaţi dosare electronice care să conţină datele personale, actele de studii, contractele de muncă, fişele de post, evaluările şi orice alte informaţii în această direcţie. Toate acestea fiind la zi şi adeverinţele sau declaraţiile necesare acestora pot fi eliberate în timp real. Programul de administrare personal transmite automat şi datele necesare pentru efectuarea medicinei muncii sau a instructajului pentru protecţia muncii, în acest fel asigurându-te că toate sunt efectuate la zi. Rapoartele către Revisal sunt transmise şi ele automat, eliminând în acest fel grija că întârziem cu emiterea informaţiilor importante legate de contractele de muncă şi tot ce ţine de ele.
O altă structură esenţială a unui astfel de soft este cea legată de descărcarea de rapoarte detaliate care arată de la costurile pe centre de profit la evoluţiile salariale şi beneficiile angajaţilor. Actualizările legislative trebuie să poată fi făcute automat într-un soft de administrare personal, iar programul trebuie să ofere o protecţie crescută asupra datelor angajaţilor.
În același timp, modulul generează alerte către departamentul de resurse umane în situații precum expirarea cărții de identitate, expirarea unui contract de muncă pe perioadă determinată, aniversarea a 18 ani pentru o persoană aflată în întreținerea angajatului sau expirarea unui atestat sau certificat anual de medicină muncii. Astfel, modulul de gestionare a dosarelor electronice de personal optimizează procesul de administrare și monitorizare a informațiilor și evenimentelor legate de angajați, asigurând un flux eficient și o gestionare corectă a resurselor umane.
De ce avem nevoie de un soft pentru administrare personal
Automatizarea este cuvântul de ordine în cele mai multe dintre companii, iar eliminarea acţiunilor repetitive, consumatoare de timp şi energie, sunt o necesitate pentru ca orice departament să funcţioneze cât mai rapid şi mai bine. Acest lucru este cu atât mai mult valabil în cadrul departamentului de resurse umane şi salarizare, care presupune să acopere astfel de lucruri în fiecare lună. Acoperind realizarea acestor activităţi cu ajutorul unui astfel de soft le oferi angajaţilor posibilitatea de a se concentra pe alte direcţii importante şi care pot aduce un plus în companie.
Cum să alegem cel mai potrivit program pentru compania noastră
Cu cât compania este mai mare sau în dezvoltare cu atât va fi nevoie ca softul să acopere cât mai multe dintre nevoile din departamentul de Resurse Umane şi Salarizare. Poţi opta astfel pentru implementarea unui program care să acopere nevoile actuale din business şi care să poată fi actualizat pe măsură ce se schimbă necesităţile. Este important să aibă un modul de salarizare şi unul de administrare de personal, dar contează la fel de mult să aibă şi modul care să-ţi permită setarea de notificări în funcţie de nevoi (expirarea contractelor de muncă determinate, zile de naştere, crearea sau dezactivarea conturilor unui nou, respectiv unul fost angajat etc.). La fel de eficientă este existenţa modulului de raportare, dar şi cea a modului destinat angajaţilor, care le oferă acestora posibilitatea de a trimite direct departamentului de Resurse Umane diversele solicitări sau documente necesare.
În concluzie, implementarea unui program pentru salarii și administrare personal devine o necesitate în companiile moderne care doresc eficiență, siguranță și conformitate financiară.
Softul de administrare personal WizOne este o soluție excelentă în acest sens, furnizând precizie în calculul salariilor, automatizare și generare rapidă a documentelor necesare. Descoperă mai multe detalii despre WizOne și cum poate revoluționa modul în care îți administrezi resursele umane: https://www.wizrom.ro/ro/solutii-software-wizrom/wizone-14/.