Cuprins:
1. Ce este pontajul
2. Cum să ţii evidența pontajului angajaţilor într-un mod corect
3. Ce informaţii trebuie să cunoști cu privire la pontajul angajaţilor
4. Cum se face pontajul pentru sărbătorile legale
5. Cum se face în mod corect pontajul pentru munca în schimburi
6. Cum te poate ajuta un soft specializat să ţii pontajul
Pontajul nu este tocmai una dintre activităţile aflate printre priorităţile angajatorilor, aceștia alegând, de obicei, să se concentreze pe randament şi vânzări, pentru a reuși să obțină un profit cât mai mare.
Chiar și așa, legislaţia este foarte clară în această privinţă şi impune oricărui angajator să ţină o evidenţă strictă a orelor de muncă ale fiecărui angajat.
Prin urmare, este important să ştii cum se face un pontaj şi, mai ales, cum poți să eficientizez această operațiune, în așa fel încât să nu consumi din timpul pe care l-ai putea dedica creșterii business-ului.
Ce este pontajul
În practică, pontajul presupune înregistrarea timpului petrecut efectiv de către angajaţi la locul de muncă.
Fişa de pontaj este dovada orelor muncite în fiecare zi de către fiecare dintre salariaţi, fiind un factor important în calcularea salariului lunar.
Înregistrarea pontajului se poate realiza prin multiple forme, de la o foaie colectivă de prezenţă sau condică de prezenţă, la un pontaj manual sau automat.
Orice soluţie ai alege pentru această operaţiune, ideea de bază este ca toţi angajaţii să consemneze ora începerii şi încheierii programului de lucru, astfel încât prezența lor la locul muncă să poată fi justificată în mod legal.
Cum să ţii evidența pontajului angajaţilor într-un mod corect
Pe lângă ținerea evidenței pontajului, este extrem de important să înțelegi că acesta trebuie să fie realizat în mod corect, pentru a nu întimpina situații neplăcute în cazul unui control al inspectorilor ITM.
Cum un control din partea Inspectoratului Teritorial al Muncii poate să aibă loc oricând, este important să reții că, în cadrul oricărui pontaj, indiferent de forma sa, trebuie să se regăsească următoarele informaţii esenţiale:
- numărul de zile lucrătoare din fiecare lună;
- norma de muncă pentru fiecare angajat în parte – orele de muncă pe care le are de efectuat în fiecare zi;
- orele suplimentare realizate de fiecare salariat;
- zilele de concediu de odihnă luate de către angajaţi;
- zilele de concediu medical;
- zilele de concediu acordate pentru anumite evenimente precum căsătoria, naşterea unui copil sau decesul unei rude apropiate;
- zilele în care angajaţii au lipsit nemotivat.
Legislația nu precizează o formulă obligatorie prin care trebuie ţinută această evidenţă, aşa că poţi opta pentru ce crezi că se potriveşte mai bine companiei tale:
- condică de prezenţă
- foaie colectivă de prezenţă
- pontaj automat sau manual
- cititoare de cartele
- suport de hârtie sau electronic
- orice se mulează pe specificul business-ului.
Atunci când optezi pentru formula în care vei ține evidența pontajului, rețină și că aceste fişe de nu trebuie să fie şi semnate de către angajaţi.
De asemenea, în cadrul acestor evidenţe nu trebuie trecute nici învoirile, acestea neavând bază legală în Codul Muncii.
Ele reprezintă o înţelegere între cele 2 părţi implicate – angajator şi angajat – care nu afectează nici normele stabilite în contractul de muncă, nici plata salarială.
Ce informaţii trebuie să cunoști cu privire la pontajul angajaţilor
Spuneam deja că pontajul este obligatoriu pentru orice companie, conform articolului 119 din Codul Muncii.
Acesta precizează că pe lângă menţionarea normei de lucru a fiecărui angajat (numărul de ore pe care le lucrează în fiecare zi), trebuie specificate şi orele la care începe şi se încheie activitatea acestuia.
Tot în Codul Muncii se precizează faptul că această evidenţă trebuie ţinută prin intermediul foii colective de pontaj şi a condicii de prezenţă.
Pauza de masă trebuie şi ea trecută în fişa de pontaj, prin notarea orelor de muncă efective.
Cum se face pontajul pentru sărbătorile legale
Sărbătorile legale au un statut aparte, munca în aceste zile fiind prevăzută în articolul 142 din Codul Muncii.
Conform acestuia, angajaţii care lucrează în zilele de sărbătoare trebuie să fie compensanți cu alte zile libere conform legii, oricând în următoarele 30 de zile.
Dacă nu se poate realiza acest lucru şi se poate justifica motivul, se va acorda un spor salarial cu valoare cel puţin egală cu cea din salariul de bază, datorat în condiţiile unui program normal de muncă.
Cum se face în mod corect pontajul pentru munca în schimburi
Mai bine de un sfert dintre angajaţii români lucrează în schimburi, iar 12% dintre ei fac ture de noapte.
Asta înseamnă că, în acest caz, fişele de pontaj nu mai sunt la fel de simplu de realizat asemeni celor pentru un program clasic de 8 ore pe zi.
Ca să fii sigur că pontajul se realizează corect, conform cerinţelor inspectorilor ITM, trebuie să ţii cont de mai multe lucruri:
- fiecare schimb trebuie să aibă înregistrată norma de lucru, precum şi orele de începere şi de încheiere a muncii;
- înregistrarea fiecărei absenţe din rândul angajaţilor, în fiecare schimb;
- notarea concediilor şi sărbătorilor legale pentru salariaţii din fiecare tură;
- menţionarea orelor lucrate pe timpul nopţii, în weekenduri şi sărbători legale, dar şi a orelor suplimentare efectuate de angajaţi.
Cum te poate ajuta un soft specializat să ţii pontajul
Codul Muncii nu prevede o obligaţie referitoare la modul în care un angajator decide să ţină evidenţa pontajului, atâta vreme cât acesta este realizat în mod corect.
Dar, ca în orice activitate din cadrul unei companii, este important să eficientizezi cât mai mult şi acest proces.
Tocmai de aceea pontajul în formă directă, pe hârtie şi nici măcar cel ţinut într-un program Excel nu mai sunt dezirabile atunci când îți dorești rapiditate şi corectitudine în acţiuni.
Un soft specializat în pontajul online elimină şi eventualele erori, dar te ajută şi să monitorizezi mai uşor şi mai simplu activitatea angajaţilor tăi.
Mai mult, astfel de produse sunt extrem de flexibile şi uşor de personalizat, astfel încât pot înregistra automat toate datele de la terminale de control și acces.
Este util şi în cazul în care angajaţii tăi lucrează în schimburi, având posibilitatea de a stabili programele de lucru direct în software-ul respectiv, monitorizând cu precizie atât orele de intrare şi ieşire ale salariaţilor, cât şi eventualele ore suplimentare.
Softul de pontaj te ajută şi să ştii în orice moment câţi angajaţi sunt prezenți la muncă în fiecare zi şi să poţi eficientiza acordarea concediilor acestora.
Eviţi suprapunerea vacanţelor şi riscul de a rămâne, în acest fel, cu prea puţin personal în perioade critice pentru business-ul tău.
Pontaj facil cu WizOne
Programul de management resurse umane de Wizrom – WizOne – include și un modul de pontaj cu acuratețe 100%.
Acesta cuprinde și preluarea automată a informațiilor din fluxuri electronice de aprobare pentru absente și din sisteme electronice de control acces.
Aplicația gestionează calculul și evidența zilelor de concediu de odihnă, evidența orelor suplimentare, inclusiv a soldurilor de la final de lună și al compensărilor și poate fi personalizat conform regulilor interne ale fiecărei companii.
Modulul include și funcționalități privind planificarea prezenței și a concediilor, precum și evidența pontajului la nivel de centre de cost.
Mai multe informații despre cum poate WizOne să ajute companiile de orice dimensiune la o gestiune eficientă a pontajului găsești aici.