Eficienţa angajaţilor este unul dintre elementele cheie în productivitatea sau, dimpotrivă, în pierderile înregistrate de o companie. În mod ideal, fiecare ştie ce are de făcut şi are grijă să-şi gestioneze cât mai bine timpul petrecut la muncă. În realitate, este esenţial să ai o evidenţă cât mai clară asupra prezenţei angajaţilor la muncă, astfel încât să te asiguri că activitatea nu va avea de suferit şi, implicit, nici nu vei avea parte de clienţi nemulţumiţi.
Ce înseamnă pontaj
Pontajul reprezintă evidenţa orelor muncite de către o persoană, într-un anumit interval de timp, lucru care asigură calcularea corectă a venitului ce i se cuvine la finalul lunii sau a perioadei determinate pentru efectuarea plăţii. Dacă până de curând acesta era opţional şi ţinea de organizarea internă a unui business, modificările legislative din ultimii ani au transformat pontajul într-o obligaţie pentru orice angajator.
Această acţiune are însă o utilitate mult mai complexă, nu doar consemnarea orelor efective de muncă ale fiecărui salariat. Pontajul ajută şi la păstrarea evidenţei angajaţilor, a zilelor de concediu, învoirilor şi absenţelor nemotivate, concediilor medicale şi orelor suplimentare.
Ce este un soft pentru pontaj
Un soft pentru pontaj este un program dezvoltat special pentru a avea evidenţa programului angajaţilor în timp real. Cu ajutorul unui astfel de sistem precum WizOne, se înregistrează instantaneu prezenţa fiecărui angajat la locul de muncă şi tot prin intermediul lui se pot face şi planificări eficiente, în funcţie de fluxurile de activitate şi a predicţiilor în acest sens.
Care sunt caracteristicile de bază ale softurilor de pontaj
Orice soft de pontaj presupune înregistrarea electronică a prezenţei angajaţilor la muncă, în multe dintre cazuri cu ajutorul unor carduri speciale. Dar un astfel de program trebuie să fie capabil să ofere şi diverse modele de timp care duc la calcularea orelor efective de lucru, definirea unor ture prestabilite, stabilirea pauzelor salariaţilor, monitorizarea orelor suplimentare sau a orelor de muncă cu statut special, precum nopţile, weekendurile sau sărbătorile legale.
Tot cu ajutorul unui astfel de program poţi transfera angajaţii de pe o tură pe alta, poţi sublinia întârzierile sau absenţele şi poţi monitoriza concediile angajaţilor, în desfăşurare sau planificate, având astfel posibilitatea să schimbi ture sau să adaptezi programele de lucru la ritmul de lucru din acel moment. Angajaţii, la rândul lor, pot efectua cererile de concediu direct în sistem, acesta automatizând fluxul de verificare al cererilor şi facilitând procesul managerilor de aprobare.
Modulul de pontaj electronic al WizOne oferă angajatorilor posibilitatea de a personaliza înregistrarea pontajului în funcție de specificul activității companiei, prin intermediul unei aplicații flexibile și performante. Această aplicație permite managerilor să configureze programe de lucru adaptate în funcție de diverse criterii, cum ar fi tipul de contract de muncă (normă întreagă sau parțială, lucru în ture inclusiv ore de noapte/week-end), structura organizatorică (cu calcul automat al orelor pe diferite proiecte sau centre de cost) și modul specific de lucru al companiei (organizare în departamente, puncte de lucru, sucursale etc.).
De ce este eficient acest soft în activităţile din cadrul resurselor umane
Pontarea electronică este extrem de utilă şi activităţii departamentului HR, aceasta putând fi integrată în softul de resurse umane şi oferindu-le celor de aici acces imediat la datele legate de angajaţi. În acest fel statele de plată se realizează mult mai rapid şi fără grija unor erori umane, totul fiind automatizat, de la turele de lucru, schimburi, absenţe şi ore suplimentare la concedii.
Eliberarea diferitelor tipuri de adeverinţe necesare angajaţilor devine şi ea mult mai facilă, având acces instantaneu la toate datele acestora.
Şi partea de raportare este extrem de importantă. Cu ajutorul softului de pontaj electronic, pot fi extrase rapid date importante legate de necesarul de activitate în anumite momente ale anului, de timpul necesar sau petrecut pentru realizarea unui anumit proiect. Cu toate cifrele acestea în faţă, managerul poate lua decizii vitale pentru productivitatea companiei, având astfel o imagine completă în ceea ce priveşte costurile şi veniturile business-ului.
Cum ne poate ajuta în mod concret un astfel de soft să monitorizăm întreaga echipă
Concret, utilizarea unui program de acest tip îți oferă în timp real date despre prezenţa sau absenţa fiecărui angajat de la locul de muncă. În acest fel ai acces imediat la imaginea de ansamblu şi poţi acţiona în consecinţă astfel încât afacerea să nu aibă de suferit. De exemplu, dacă este o perioadă extrem de aglomerată în companie, iar tu ai mai mulţi angajaţi care lipsesc în acel moment, cu WizOne poţi face schimbările necesare care să te ajute să menţină fluxul de lucru de care este nevoie. Poţi chema angajaţi de pe alte ture, poţi oferi posibilitatea celor prezenţi de a opta pentru ore suplimentare sau poţi apela la persoane din alte departamente, dacă se pretează în activitatea depusă.
În partea de raportare ai posibilitatea de a alege ce informaţii să ţi se afişeze, putând vedea mai uşor numărul de ore suplimentare efectuate de angajaţi, orele de lucru în ture de noapte, weekend sau sărbători legale sau împărţirea pe echipe.
Evoluţia sistemelor pentru pontaj
În mod clasic, fişa de pontaj se realizează pe baza condicii de prezenţă, iar pe vremuri asta presupunea existenţa fizică a unui caiet în care fiecare angajat trebuia să noteze, în fiecare zi de muncă, ora la care a intrat în sediu şi ora la care a ieşit. Apoi toate aceste date erau colectate manual şi pe baza lor se ţinea evidenţa prezenţei şi se întocmeau statele de plată.
Vorbind de fabrici sau de instituţii cu mulţi angajaţi, ajungem la zeci, sute de ore petrecute făcând astfel de calcule şi un număr ridicat de erori în aceste calcule, intervenite fie din oboseală, fie din neatenţie.
Necesitatea reducerii timpului acordat acestei activităţi a dus la utilizarea excel-urilor pentru evidenţă şi calcule, dar chiar şi în acest fel munca rămâne colosală, iar introducerea datelor în program se poate dovedi nu doar anevoioasă, dar şi cu multe erori, mai ales când vorbim de un număr crescut de angajaţi.
Soft-urile de pontaj electronic au facilitat extrem de mult acest proces şi au eliminat şi datele introduse greşit, scăzând în acest fel şi nemulţumirile în rândul angajaţilor legate de eventualele calcule greşite la salarii.
În concluzie, softul de pontaj WizOne oferă soluția ideală pentru a înregistra și gestiona în mod precis prezența angajaților într-o companie. Acest software facilitează evidența electronică a orelor lucrate, gestionarea concediilor și absențelor, programare flexibilă a turelor de lucru și monitorizarea orelor suplimentare.
Prin utilizarea WizOne compania ta poate optimiza eficiența resurselor umane, reduce erorile umane și economisi timp prețios. Descoperă toate beneficiile WizOne: