Cuprins:

1. Ce este un sistem ERP
2. Care sunt componentele de bază
3. Cum funcţionează acest soft
4. Ce beneficii aduce unei companii
5. Cum se face colectarea datelor în acest soft
6. Care sunt funcţionalităţile de bază
7. Cum se face implementarea
8. Care sunt diferenţele dintre ERP şi CRM
9. Criterii pentru alegerea unui soft personalizat

Când porneşti la drum cu o afacere de mici dimensiuni ultima ta grijă este automatizarea şi eficientizarea proceselor de zi cu zi.

Pe măsură însă ce activitatea creşte se simte nevoia reală a unei baze de date informatizată, în care să poţi avea acces rapid şi care să te ajute să ai control asupra tuturor operaţiunilor şi să iei decizii de business în timp util.

Sistemul ERP este o resursă care poate oferi unei companii capacitatea de a face economii, dar şi de a creşte vânzările.

Ce este un sistem ERP

ERP – în original, Enterprise Resource Planning – este un software capabil să integreze şi să automatizeze operațiunile unei companii, de la activitățile de :

– contabilitate

– achiziţii şi vânzări la producţie

– livrări

– salarizare

– managementul proiectelor sau al relaţiilor cu clienţii.

Practic, este un sistem în care pot fi integrate toate departamentele existente într-o companie astfel încât documentele şi proiectele să poată fi accesate şi manageriate cu uşurinţă.

Marele avantaj al unui soft ERP este, pe lângă monitorizarea facilă şi eficientă a activităţii din toate departamentele existente, faptul că poate fi personalizat în funcţie de necesităţile şi specificul fiecărei companii în parte.

Care sunt componentele de bază

Orice sistem ERP are la bază câteva componente indispensabile pentru atingerea scopului său principal, acela de a eficientiza procesele din cadrul oricărei companii, indiferent de mărimea acesteia sau de obiectul său de activitate.

• Contabilitate şi Finanţe. Aici pot fi regăsite toate informaţiile şi documentele necesare în această arie de activitate, de la facturi de plătit la încasări, de la note contabile la valoarea contabilă a stocurilor, generarea declaraţiilor contabile, precum şi informaţiile necesare pentru plata taxelor şi impozitelor.
• Resurse umane. Acest element ajută la centralizarea tuturor datelor angajaţilor: salariu net şi brut, concediu de odihnă, concediu medical, tichete de masă, criterii de performanţă, training-uri şi evaluarea activităţii.
• Producţie. Cu ajutorul acestei componente este mai uşor de gestionat întreg procesul de producţie al unei companii, începând cu necesarul de materie primă şi materialele folosite, întreţinerea utilajelor, managementul ciclului de viaţă al produselor, furnizori şi cumpărători.
• Managementul relaţiilor cu clienţii. Aici pot fi gestionate mai uşor relaţiile cu clienţii, campaniile de marketing, vânzările, reclamaţiile sau comisioanele agenţilor de vânzări

Cum funcţionează acest soft

Un produs ERP este soluţia pentru a îngloba într-un singur loc toate datele din toate departamentele companiei, astfel încât să ai acces rapid la ele şi să poţi face analize pertinente în timp real.

Mai mult, cu ajutorul unui astfel de sistem orice informaţie este introdusă o singură dată, eliminând astfel duplicarea acesteia, dar şi potenţialele erori.

Întregul proces fiind automatizat este mult mai complicat să apară greşeli în modulele de facturare, livrare sau producţie.

Apoi toţi angajaţii, indiferent de departamentul în care îşi desfăşoară activitatea, au acces la aceeaşi bază de date, favorizând astfel şi rapiditatea în luarea unor decizii.

Raportările sunt mult mai simplu cu ajutorul unui astfel de sistem.

Nu mai este nevoie să fie adunate datele din toate departamentele implicate, analizate şi îmbinate pentru că ERP le poate extrage pe cele necesare fără teama că ar putea omite o informaţie esenţială.

Comenzile pot fi prelucrate mult mai rapid, situaţiile financiare pot fi predate şi ele într-un timp mult mai scurt, iar stocurile vor fi refăcute în timp util.

Ce beneficii aduce unei companii

• Toate activităţile companiei sunt integrate într-un singur loc şi pot fi accesate cu uşurinţă de către angajaţi.
• Sunt reduse activităţile repetitive, care sunt realizate manual, crescând astfel productivitatea salariaţilor.
• Prezenţa unei singure baze de date, comună şi actualizată constant, ajută la rapiditatea accesului la informaţii şi îmbunătăţirea comunicării între departamente.
• Asigură controlul stocurilor, facilitează şi optimizează procesul de achiziţie a mărfurilor, creşte rapiditatea în procesul de livrare a comenzilor.
• Generează rapoarte în timp real facilitând procesul decizional la nivelul managementului.
• Accesul rapid la informaţii legate de istoricul comenzilor facilitează şi ajută la îmbunătăţirea relaţiilor cu clienţii.
• Scade consumul de hârtie generat de organizarea documentelor.
• Creşte securitatea datelor, accesul putând fi restricţionat sau acordat în funcţie de necesităţi.

Cum se face colectarea datelor în acest soft

Colectarea datelor într-un sistem ERP se poate face în 3 feluri:

• în mod direct – prin introducerea manuală, de la tastatură sau prin scanarea codurilor de bare, în cazul produselor;
• transfer prin intermediul tehnologiei Electronic Data Interchange;
• importarea din baze de date deja existente.

Care sunt funcţionalităţile de bază

Programele de tip ERP sunt modulare, permiţând ca fiecare departament sau activitate specifică din cadrul unei companii să aibă dedicat un modul integrat.

Printre funcţionalităţile de bază ale unui astfel de soft se regăsesc:

• contabilitatea;
• salariile;
• evidenţa financiară;
• gestiunea;
• producţia;
• vânzările;
• mijloacele fixe;
• resursele umane;
• relaţiile cu clienţii;
• furnizorii;
• raportarea, analiza şi prognoza.

Cum se face implementarea

Odată luată decizia implementării unui sistem ERP în companie trebuie conştientizat faptul că procesul este unul care necesită implicare serioasă din partea clientului.

Este vorba de un proiect personalizat, aşa că trebuie prezentate şi discutate foarte clar activitatea şi nevoile companiei.

Doar clientul cunoaşte în întregime procesele care se desfăşoară zi de zi, aşa că până la implementarea propriu-zisă este nevoia de definirea obiectivelor acestui proces.

Mai exact, trebuie stabilite punctual aşteptările pe care le are clientul de la acest proces: planificarea aprovizionării, bugetarea cheltuielilor etc.

Abia după definirea acestora se trece la configurarea softului şi la introducerea datelor, apoi începe etapa de testare.

Lucrând în toate modulele existente pot fi observate rapid şi remediate orice eventuale deficienţe sau neconcordanţe cu procesul de business deja existent.

Care sunt diferenţele dintre ERP şi CRM

În timp ce ERP-ul este utilizat în mod special pentru planificarea cât mai eficientă a resurselor companiei şi este menit să reducă costurile cu ajutorul automatizării a multor procese, CRM-ul este dedicat în principiu departamentului de vânzări şi a zonei de relaţii cu clienţii, având scopul de a creşte volumul de vânzări şi satisfacţia clientului în raporturile cu compania.

Ambele produse au în comun creşterea şi profitabilitatea companiei, iar din punct de vedere tehnic, amândouă reuşesc să automatizeze operaţiunile şi să organizeze baza de date a clienţilor.

Doar că în timp ce ERP este dedicat gestionării proceselor ce se petrec în interiorul companiei, CRM este focusat exclusiv pe gestionarea relaţiilor cu clienţii, având impact direct asupra vâzărilor.

În general, mai ales în cazul companiilor mari, este preferată integrarea unui sistem CRM într-un soft ERP.

Operaţiunea inversă nu este posibilă.

Criterii pentru alegerea unui soft personalizat

Un soft ERP are multiple funcţionalităţi de bază, dar magia lui stă în capacităţile de personalizare, mulate pe nevoile fiecărei companii în parte.

Fiecare astfel de sistem trebuie scalat pe mărimea businessului pentru care este dezvoltat.

Ca să poată beneficia de un program ERP la capacitate maximă clientul trebuie să ia în considerare lucrurile cele mai arzătoare în companie, începând cu consumul de timp şi resurse pentru realizarea unor activităţi repetitive şi continuând cu raportarea greoaie şi lipsa de control asupra activităţilor de zi cu zi.

Trebuie stabilite apoi priorităţile în cadrul companiei şi departamentele care au nevoie mai mare de automatizare, astfel încât să crească mai întâi randamentul, producţia sau poate vânzările.

Este important de avut în vedere şi capacitatea de adaptare a sistemului ERP la nevoile în schimbare ale businessului.

Cu cât afacerea va creşte, cu atât va fi nevoie ca softul să poată fi adaptat.

Pe de altă parte şi furnizorul de software trebuie să fie capabil să ţină ritmul cu evoluţia tehnologică şi modificările legislative, astfel încât să poată opera modificările în timp util.

Softul ERP trebuie să-ţi ofere şi siguranţa datelor, salvarea automată a acestora, posibilitatea de integrare cu alte platforme şi la fel de important este şi accesul la suport tehnic după implementare.

WIZPRO ERP – cea mai implementată soluție de ERP din România 

Cu implementări la nivel mondial în mai mult de 75.000 de companii din 40 de țări, WizPro ERP este utilizată zilnic de 127.000 de persoane, dintre care peste 10.000 din România.

Soluția oferă integrare și automatizare pentru toate elementele de bază dintr-un business (activitățile financiar-contabile,  gestiune, logistică, vânzări și CRM, raportări etc.), și include module pentru managementul de proiect, active directory, controlul calității, planificarea producției sau fluidizarea activităților de service și mentenanță.

Mai mult, aplicația mobilă asociată oferă vizibilitate și acces în timp real la toate datele și procesele de business. WizPro devine operațională la scurt timp de la achiziție, deoarece structura sa permite implementarea rapidă, cu un maxim de flexibilitate și adaptabilitate la cerințele oricărei companii, indiferent de industrie.

Găsește mai multe detalii despre funcționalitățile WizPro ERP și modulele disponibile aici.