Pentru multe companii mici, folosirea unui Excel pentru a ține contabilitatea de zi cu zi este cea mai la îndemână metodă. Însă, pe măsură ce business-ul se dezvoltă și operațiunile devin mai complexe, această variantă devine tot mai greoaie – volumul tot mai mare de informații înseamnă că acestea devin greu de vizualizat și gestionat într-un simplu tabel, este nevoie de tot mai mult timp pentru a-l ține la zi, iar riscul să omiți anumite date crește exponențial. Acela este momentul în care ai nevoie să iei o decizie: continui să folosești un Excel și te expui riscurilor care vin cu el sau faci tranziția către un software de contabilitate? Ca să te ajute să iei această decizie, specialiștii Wizrom au subliniat mai jos cele mai mari probleme cărora te expui dacă continui să ții contabilitatea manual, în Excel.
- Îți consumă mult timp să introduci date
Folosirea unui Excel poate că îți este la îndemână, însă, dacă te-ai opri să numeri câte ore petreci pentru a introduce informațiile contabile necesare și, apoi, să faci calculele de care ai nevoie, ai descoperi că, de fapt, ajungi să pierzi foarte mult timp. Aceasta pentru că totul, de la sumele de pe facturi până la rapoartele de cheltuieli, trebuie introdus de mână. Și problema nu este doar că asta îți mănâncă timp, dar și că riscul să faci greșeli în trecerea datelor este foarte mare.
- Este dificil să faci corelații între date
Sigur că poți introduce cantități aproape nelimitate de date într-un Excel, dar interpretarea lor este dificilă daca acesta este singurul instrument pe care te bazezi. Practic, în Excel, vezi toate informațiile ca un șir de cifre, însă ca să vezi evoluția în timp a unor indicatori importanți, precum dinamica veniturilor sau profitabilitatea, ai nevoie de grafice și tabele un pic mai complexe. Folosind doar un Excel riști să te pierzi între șirurile de date, pe când un soft de contabilitatea ți-ar putea prezenta situația financiară a firmei tale într-o formă grafică ușor de urmărit, ajutându-te să sesizezi mai repede tendințele la care răspunde business-ul tău.
- Este atât de ușor să apară erori
Cum toate informațiile dintr-un Excel sunt introduse de mână, este extrem de ușor să apară greșeli. O simplă scăpare a degetului către 2 în loc de 3 sau o virgulă pusă în locul nepotrivit și toate calculele ce au la bază acea cifră vor fi greșite, conducându-te să îți faci o idee eronată despre modul în care merge business-ul tău. Prin comparație, un software de contabilitate se poate conecta direct la conturile tale bancare pentru a prelua informații, ajutându-te astfel să reduci riscul de a opera cu date incorecte.
- Este aproape imposibil să faci previziuni legate de cash flow
Gestionarea ineficientă a fluxului de numerar este una dintre cele mai mari probleme cu care se confruntă companiile – multe dintre ele, deși profitabile, ajung să aibă probleme pentru că nu au suficient numerar pentru a-și acoperi datoriile pe termen scurt. Acest risc crește atunci când folosești un simplu Excel, care îți limitează posibilitatea de a previziona corect cash flow-ul. Un software specializat de contabilitate, însă, poate prelua toate informațiile necesare și poate face automat previziuni corecte, ajutându-te să îți organizezi mai bine banii și să ai un business mai sănătos.
Când ai propria ta companie, trebuie să răspunzi multor provocări: contabilitatea nu trebuie să fie una dintre ele. Mai mult decât atât, contabilitatea este un aspect vital pentru succesul pe termen lung al oricărei firme, iar cel mai ușor te poți asigura că o ții corect sub control utilizând o soluție de software verificată. Spre exemplu, alegând WizCount, vei putea:
- Să urmărești atent veniturile și încasările
- Să îți previzionezi corect cheltuielile
- Să alcătuiești bilanțuri contabile și declarații de venit mult mai ușor
- Să analizezi evoluția financiară pe diferite centre de cost din cadrul companiei
- Să lucrezi cu mai multe valute în același timp
- Să generezi rapid rapoarte în formă grafică
Și iată cum un singur program de contabilitate poate răspunde atâtor nevoi ale companiei tale.