Cuprins:
1. Care sunt cele mai frecvente situații în care facturile nu sunt înregistrate în actele contabile?
2. Cum puteți rezolva situația facturilor neînregistrate în contabilitate?
A greși este omenește, iar una dintre erorile care apar în orice companie este omiterea înregistrării unei facturi în actele contabile. Această problemă poate apărea și la companiile mari, cu o activitate foarte intensă, dar și la IMM-uri. Perioadele cele mai susceptibile sunt cele când echipa de contabilitate este sub presiunea timpului să completeze și să depună declarațiile la ANAF.
În acest articol, vă vom arăta cum puteți rezolva această problemă înainte de a primi sancțiuni de la autoritățile fiscale. În plus, vă vom explica modul în care programul de contabilitate WizCount vă ajută să reduceți cazurile de facturi neînregistrate în contabilitate.
Care sunt cele mai frecvente situații în care facturile nu sunt înregistrate în actele contabile?
De cele mai multe ori, facturile neînregistrate sunt identificate de un contabil sau de un alt angajat (eventual de la recepție) în timp ce face ordine în documente. În alte situații, la închiderea de lună, sunt identificate încasări cărora nu le corespunde nicio factură.
Însă cele mai dese situații apar atunci când furnizorii trimit notificări privind neplata unor facturi emise pentru produse livrate sau servicii prestate. În toate aceste situații, există posibilitatea ca societatea dumneavoastră să fi depus deja raportările trimestriale sau de sfârșit de an.
Cu softul de contabilitate WizCount, contabilii pot identifica mult mai rapid aceste situații. Aceștia pot consulta foarte rapid situația conturilor contabile, identificând discrepanțele dintre sumele existente. De exemplu, o încasare din luna curentă nu corespunde niciunei facturi înregistrate în contul de client în această perioadă.
Cum puteți rezolva situația facturilor neînregistrate în contabilitate?
Fiecare soluție este legată de situația sa specifică. Am identificat trei situații generale în care se pot încadra problemele legate de facturi neînregistrate în contabilitate.
- Factură pentru o sumă mică din anul anterior sau curent
Pentru facturile cu sume mici, cea mai simplă rezolvare este înregistrarea ei în luna curentă. Ca și repercursiuni potențiale, acestea apar atunci când este vorba de o încasare. Compania ar putea suporta penalități și dobânzi de întârziere pentru venit și TVA. Dacă este vorba de o plată, nu vor exista sancțiuni din partea ANAF.
Dacă folosiți softul de contabilitate WizCount, conturile companiei vor fi actualizate automat după înregistrarea facturii și cuplarea acesteia cu chitanța sau transferul bancar. Astfel, veți evita inconvenientul decalării informațiilor privind plățile, necesare pentru pregătirea următoarelor situații financiare.
- Factură pentru o sumă mare din anul anterior descoperită înainte de depunerea situațiilor financiare anuale
Pentru facturile cu sume semnificative, situația este mai simplă dacă acestea sunt identificate înainte de a depune închiderea de an fiscal. Astfel, echipa de contabilitate va înregistra factura în luna decembrie a anului anterior.
Cu ajutorul softului de contabilitate WizCount, se vor reface rapid valorile corecte pentru situațiile financiare, care vor fi depuse fără erori. Astfel, compania va evita un eventual control încrucișat al ANAF și penalizările aferente.
- Factură pentru o sumă mare identificată după depunerea situațiilor financiare anuale
În acest caz, departamentul de contabilitate va utiliza o poziție specială din situațiile financiare, și anume rezultatul anilor anteriori. În mod evident, nu se pot modifica sumele deja raportate, deci se va opera modificarea asupra contului de profit/pierdere curent.
Ca și repercusiuni, compania ar putea primi un control pe fond de la ANAF după ce sunt depuse situațiile financiare cu poziție specială.
Softul de contabilitate WizCount – un instrument eficient pentru a reduce situațiile de neconformitate
WizCount a fost creat pentru a oferi mai mult decât contabilitate. Este un soft de business destinat atât contabililor, cât și managerilor care vor să fie mereu la curent cu situația financiară a companiei.
Printre alte funcții utile, în softul de contabilitate WizCount puteți seta alerte pentru diferite elemente contabile critice, cum ar fi:
- Neîncasate
- Neplătite
- Sold în bancă.
Prin comparație între acești indicatori, echipa contabilă poate afla rapid dacă o alertă pentru o factură neîncasată/neplătită se corelează cu soldul în bancă sau nu. Această corelație se poate face rapid, prin generarea unui raport care conține elemente grafice ușor de interpretat.
Eliminați erorile și neînțelegerile cu abonamentul pentru suport clienți
Chiar dacă softul de contabilitate WizCount are o interfață prietenoasă pentru utilizator, este posibil să apară neînțelegeri în utilizarea acestuia. De aceea, echipa Wizrom Software oferă serviciul de suport clienți, disponibil sub formă de abonament lunar.
Echipa de suport este multi-disciplinară, incluzând atât specialiști IT, cât și specialiști în contabilitate și fiscalitate. Astfel, de fiecare dată când echipa de contabilitate întâmpină o eroare de funcționare sau o nelămurire privind înregistrarea unui document contabil, specialiștii Wizrom Software sunt gata să ofere soluția adecvată.